Redazione manuale uso e manutenzione di macchine industriali
MANUALI DI ISTRUZIONE PER MACCHINE E IMPIANTI
F3Studio è leader consolidato nella manualistica per il settore nautico, dato confermato dall’ampio portafoglio clienti che include i maggiori cantieri italiani produttori di superyacht.
Questo settore non è l’unico compartimento industriale in cui l’azienda genovese specializzata nella manualistica ha una forte esperienza: a seguito dell’aumento delle richieste per la redazione di manuali per macchinari industriali, F3Studio ha recentemente ampliato il suo organico per rispondere anche alle esigenze specifiche del settore meccanico.
La redazione di manuali per due settori così diversi: quello nautico e quello delle macchine industriali, ovviamente richiede competenze ed approcci distinti. Per analizzare queste differenze, abbiamo parlato con Daniele Ramunno, responsabile della redazione di manuali di macchinari industriali in F3Studio, che vanta oltre 20 anni di esperienza nella documentazione tecnica industriale.
Una prima differenza tra i manuali per la nautica e quelli per l’industria meccanica risiede nell’interlocutore. “In ambito nautico,” osserva Daniele, “l’utente può variare notevolmente a seconda delle dimensioni dell’imbarcazione: su un superyacht l’operatività è gestita da un equipaggio specializzato, mentre su imbarcazioni più piccole l’utilizzatore spesso coincide con l’armatore. Nel settore meccanico, invece, l’operatore è generalmente una figura tecnica.
Un buon manuale fornisce all’operatore le informazioni necessarie per l’utilizzo in condizioni di massima sicurezza e per ottimizzare la performance operativa, assicurando che la macchina compia in modo corretto la funzione per cui è stata progettata.”
I manuali dei macchinari industriali sono strutturati in modo da seguire l’intero ciclo di vita operativo dell’apparecchiatura, partendo quindi dalle prime fasi della messa in funzione iniziale fino al disassemblaggio e smaltimento finale.
Ramunno ha maturato un’ampia esperienza nella redazione dei manuali per macchinari ed impianti industriali, specialmente nei macchinari per la produzione di prodotti medicali, macchinari avvolgitori e ribobinatrici, nella redazione di manuali per linee semiautomatiche, e nella redazione di manuali di sistemi integrati di macchine (IMS).
Questi ultimi sono manuali che si concentrano sui punti di interconnessione tra le macchine e le quasi macchine e sugli aspetti operativi e di sicurezza dell’intero impianto.
I nostri principi operativi nella redazione dei manuali
In F3Studio, la creazione dei manuali tecnici è guidata da due principi fondamentali: il focus sull’operatività e il rispetto rigoroso dei requisiti di sicurezza. Questi elementi, attentamente integrati, ci permettono di realizzare documenti che rispondono alle esigenze reali di chi opera sulle macchine, assicurandosi che possa lavorare nelle condizioni di massima sicurezza.
Partendo dalla prospettiva dell’operatore, ogni macchinario viene analizzato tenendo conto del suo utilizzo pratico, cercando di prevedere quali saranno le necessità di ciascun utilizzatore ed i potenziali dubbi che potrebbero emergere durante l’uso del macchinario.
In tutti i manuali di F3Studio, una particolare attenzione è posta alla sicurezza. Oltre a essere presentata in un capitolo specifico, queste indicazioni e raccomandazioni sono infatti incorporate nelle istruzioni operative di ciascuna procedura, in modo da assicurare che i criteri di sicurezza accompagnino l’operatore durante ogni fase dell’utilizzo della macchina.
Chiarezza linguistica ed accessibilità
L’efficacia di un manuale di istruzioni d’uso risiede anche nella sua leggibilità.
Per questo motivo, adottiamo un linguaggio diretto e semplice, formato da frasi concise, in grado di agevolare la comprensione anche a operatori non madrelingua.
Daniele sottolinea: “Prediligiamo l’uso di frasi essenziali, istruzioni dirette e telegrafiche, soprattutto nelle parti operative e meno descrittive del manuale. L’obiettivo è rendere l’esecuzione di ogni operazione semplice ed immediata.”
Questa attenzione alla chiarezza non è solo un valore aggiunto, ma una necessità. Un manuale chiaro e preciso permette all’operatore di ridurre al minimo i tempi di consultazione, di lavorare in sicurezza e di ottenere il massimo rendimento dalla macchina, rispettando le condizioni operative per cui è stata progettata.
Una parte essenziale del nostro lavoro è garantire che la terminologia specifica utilizzata sia compresa da tutti gli operatori, compresi quelli meno esperti. Per questo, includiamo sempre un glossario dettagliato in ogni manuale. Ogni macchinario ha un suo linguaggio tecnico, spesso unico per il settore industriale e le applicazioni specifiche a cui è destinato.
“Anche se un operatore esperto potrebbe già conoscere i termini specifici, non possiamo dare per scontato che tutti abbiano la stessa familiarità, in particolare chi è alle prime armi o chi proviene da settori diversi. Ecco perché dedichiamo del tempo alla creazione di un glossario in cui spieghiamo sia i termini tecnici che le abbreviazioni.”
In questo modo, il manuale diventa anche uno strumento di formazione, particolarmente utile a operatori che si interfacciano per la prima volta con un settore industriale a loro nuovo.
Il processo della redazione dei manuali
L’interfaccia principale con il cliente è solitamente rappresentata dall’ufficio tecnico del costruttore del macchinario. Il nostro processo di redazione dei manuali inizia con l’analisi e lo studio dei documenti tecnici forniti dal cliente, tra i quali il layout dell’impianto, il modello 3D del macchinario, la distinta base, il documento della valutazione dei rischi e gli schemi dei vari sistemi (elettrico, pneumatico, idraulico). Questi elementi vengono analizzati in dettaglio per comprendere appieno il funzionamento del macchinario.
“Durante l’analisi dei documenti, normalmente emergono domande specifiche da porre ai costruttori del macchinario, che, una volta risolte, ci consentono di approfondire i dettagli unici del progetto,” spiega Daniele. “Molti dubbi vengono risolti autonomamente, ma per alcune particolarità, soprattutto in caso di brevetti o tecnologie esclusive, è necessario confrontarsi con l’ufficio tecnico del cliente.”
Quando possibile, viene organizzata una visita in loco del macchinario o dell’impianto. Ispezionare il macchinario nel suo contesto operativo, velocizza e semplifica il processo di comprensione.
Grazie a oltre vent’anni di esperienza, le competenze acquisite ci consentono di lavorare con un’elevata autonomia, offrendo un valore aggiunto che i nostri clienti apprezzano, come evidenziato dai numerosi feedback positivi.
Tutte le modifiche richieste venivano eseguite in tempi rapidissimi ed in autonomia. […]
Un aspetto che mi è piaciuto molto è stata l’autonomia nella gestione del lavoro e l’aver evidenziato l’insieme dei possibili rischi derivanti dall’utilizzo delle nostre macchine e nelle procedure di montaggio/smontaggio degli accessori e funi.
Berin Bosnjakovic,
JMG Cranes
Siamo molto soddisfatti dell’operato di F3Studio e della loro capacità di lavorare in autonomia.
Angelo Carenzo,
General Manager,
Physis New Energy Technology
La nostra azienda aveva necessità di aggiornare profondamente la manualistica relativa ai macchinari di punta della propria gamma produttiva.
Grazie all’operato della F3Studio l’azienda ha avuto un eccellente partner al proprio fianco in grado di rispondere in tempi brevissimi ed in maniera esaustiva e professionale
Stefano Rovati,
Co-fondatore,
PRO-Tech Italia
L’evoluzione dei servizi offerti
Il manuale è a tutti gli effetti considerato dalle normative come un componente della macchina. Data l’importanza, anche dal punto di vista legale, che questo documento ricopre, la redazione dei manuali d’uso e manutenzione è da sempre il core business di F3Studio.
Rispondendo alle esigenze del mercato, negli ultimi anni la nostra l’offerta è stata continuamente ampliata. La crescente connettività delle macchine, l’industria 4.0, ed il panorama competitivo globale, sono alcuni dei fattori che stanno portando i costruttori di macchinari a differenziarsi, offrire garanzie aggiuntive sulla qualità dei loro macchinari ed puntare sui servizi post vendita.
Conseguentemente, ad oggi le attività di documentazione tecnica offerte da F3Studio vanno ben oltre agli obblighi normativi, sfociando anche nel campo dei servizi post vendita in grado di migliorare l’esperienza finale dell’utente. Per citarne alcuni: la realizzazione di video istruzioni per spiegare in modo diretto e inequivocabile il funzionamento dei macchinari, e la creazione di esplosi e cataloghi ricambi partendo dai modelli 3D del macchinario.
Delegare queste attività a chi ha già scritto il manuale, e quindi conosce la macchina dal punto di vista dell’utente, permette un risparmio economico ed in termini di tempo, al contempo sgravando il carico di lavoro dall’ufficio tecnico.
Un altro trend che sta emergendo negli ultimi anni, è la possibilità, a volte necessità, di entrare in dettagli sempre più specifici relativi ad una determinata operazione durante la redazione delle istruzioni d’uso. Per esempio creando delle istruzioni specifiche ed univoche per una determinata lavorazione o per uno specifico componente del macchinario. Queste informazioni aggiuntive, spesso disponibili in formato digitale, vengono connesse al componente o al macchinario mediante chip RFID o QR code.
“Immaginiamo il caso di una pressa per stampare pezzi metallici. Sulla stessa pressa possono essere inseriti vari stampi per ottenere pezzi diversi.
Entrando fino ai minimi dettagli operativi, possiamo creare delle istruzioni specifiche solo per un particolare stampo, che per vari motivi richiede un modo d’uso o delle accortezze particolari che lo differenzia dagli altri stampi. E’ possibile quindi connettere queste istruzioni con lo stampo in questione mediante l’uso di un QR code univoco.”
Operando in vari settori, F3Studio è in grado di trasferire soluzioni innovative da un ambito industriale a un altro.
Ramunno conferma: “Recentemente mi sono occupato della realizzazione di video istruzioni per il settore nautico, mostrando il procedimento di alcune operazioni da effettuare a bordo. Questo servizio, molto richiesto nella nautica, è un ottimo strumento da proporre anche a clienti di altri settori. Ad esempio nel settore dei macchinari, è possibile realizzare video istruzioni in grado di spiegare come sostituire i componenti per effettuare un cambio formato in sicurezza.
Indubbiamente il supporto visivo veicola il messaggio in modo immediato. Per renderlo ancora più chiaro, spesso lo affianchiamo ad una voce fuoricampo che descrive l’operazione, oppure dividiamo lo schermata per inserire il testo delle istruzioni oltre alla registrazione video delle operazioni da effettuare.”
La traduzione delle istruzioni di manutenzione
Tra le esigenze principali espresse dai clienti di F3Studio vi è la richiesta di modularità, per permettere di riutilizzare specifiche sezioni del manuale per diverse versioni dello stesso macchinario. Questa organizzazione non solo garantisce una maggiore flessibilità, ma consente anche di ottimizzare i costi legati alla traduzione. La traduzione è infatti può rivelarsi un investimento significativo, e poter standardizzare e riutilizzare alcune parti del manuale si traduce in un risparmio in termini economici, oltre che di tempo.
Per alcune tipologie di prodotti, come nel settore dell’arredamento, F3Studio realizza istruzioni “textless”, affidandosi solo a illustrazioni e icone, che non richiedono nessuna traduzione.
In ambito industriale, essendo la sicurezza un elemento chiave, questo approccio non è applicabile. E’ quindi necessario tradurre le istruzioni testuali nei vari mercati in cui il macchinario sarà esportato.
La traduzione tecnica va ben oltre la semplice trasposizione linguistica; si tratta di un adattamento che considera le specificità del mercato di destinazione. Ad esempio, è spesso necessario aggiornare dati tecnici come sistemi di misura, tensioni elettriche o altri dati specifici delle connessioni, che possono variare da un Paese all’altro. Anche gli standard di sicurezza locali, come le distanze di sicurezza o i requisiti per i sistemi di protezione, possono cambiare a seconda delle normative nazionali, richiedendo un’attenta verifica e un adattamento puntuale.
Tenendo in considerazione questi punti, siamo in grado di creare un manuale d’uso e manutenzione che rispetti le normative del Paese di destinazione, e che sia facilmente interpretabile dagli operatori locali.
Come la complessità del prodotto influisce sulla struttura del manuale?
Contrariamente a quanto si possa pensare, non è la complessità tecnica del macchinario in sé a determinare quanto un manuale sarà ricco di informazioni o di piu rapida consultazione, bensì il livello di interazione tra il macchinario e l’operatore. Sebbene un macchinario complesso faccia riferimento a molte normative e requisiti tecnici, se opera in modo quasi del tutto autonomo e richiede minimi interventi da parte dell’utente, il suo manuale sarà relativamente snello.
Al contrario, se il macchinario necessita di regolazioni manuali frequenti o di interventi durante le operazioni, come cambi di configurazione, cambi utensili o un frequente monitoraggio dello stato operativo, il manuale di istruzioni del macchinario diventerà conseguentemente più corposo. In questi casi infatti, il manuale deve specificare in modo dettagliato le procedure, modalità di utilizzo, oltre agli avvertimenti e procedure di sicurezza per ciascuna operazione.
Familiarizzazione del prodotto, una sfida che si rinnova di continuo
Il lavoro del redattore tecnico richiede un costante aggiornamento sulle normative di settore e una padronanza di una vasta gamma di software, che spazia dalla modellazione 3D all’impaginazione e al design editoriale, fino al montaggio video. Inoltre, è essenziale acquisire familiarità con macchinari altamente specializzati, sviluppati per compiti specifici e complessi. Questo è anche uno degli aspetti che rende il mestiere del redattore tecnico affascinante: esplorare un ampio ventaglio di soluzioni ingegneristiche e confrontarsi continuamente con innovazioni tecnologiche.
Cosa significa dover lavorare su progetti così variegati, con prodotti e macchinari così diversi tra loro?
“La fase di familiarizzazione di prodotto è una sfida che si rinnova di continuo, ad ogni nuovo progetto serve ricominciare da capo, con la certezza che si imparerà qualcosa che amplierà il nostro bagaglio di conoscenze. Bisogna mettersi di fronte ad un componente e capire il funzionamento. Si parte dall’analisi del compito della macchina, poi si studia come questo venga conseguito, per poi passare alle funzioni dei suoi vari componenti. Da qui si si va a reperire le informazioni sugli schemi degli impianti.
Trovare la quadra partendo da informazioni divise è una sfida stimolante, spesso facilitata dal bagaglio di competenze acquisite in precedenza.
All’ampio spettro di prodotti e soluzioni ingegneristiche si aggiunge, ovviamente, la varietà di normative, armonizzate e non, che richiedono un costante studio e aggiornamento da parte del redattore tecnico. Oltre a partecipare a corsi di aggiornamento, in F3Studio organizziamo sessioni di formazione per i nostri clienti, specialmente nei casi in cui una nuova normativa incida sul lavoro di molte persone all’interno dell’organizzazione.
Uno sguardo verso il futuro
La macro tendenza attuale è quella di progettare macchinari sempre più autonomi, in cui l’intervento diretto dell’operatore è sempre più ridotto. Guardando ad un orizzonte lontano, la domanda da porsi è come cambieranno i manuali quando sarà l’intelligenza artificiale, e non più l’operatore, a gestire le macchine. Le informazioni da includere nei manuali subiranno senza dubbio un’evoluzione significativa, mano a mano che il ruolo dell’operatore sia sempre più marginale.
Guardando più a breve termine, nel 2027 entrerà in vigore una nuova versione del regolamento macchine, che includerà molte modifiche rispetto all’ edizione attuale per tenere in conto degli aggiornamenti delle tecnologie. In particolare si farà riferimento all’industria 4.0 ed all’intelligenza artificiale. Si parlerà anche di Cyber security, un aspetto relativamente nuovo ma sempre piu presente. I macchinari più recenti sono connessi alla rete, e sia a livello di software che strutture di rete è importante prevenire possibili attacchi informatici.
Vi saranno anche alcuni cambi dal punto di vista degli spazi che devono essere garantiti in caso di emergenza (ad esempio ingombri minimi da prevedere per potersi assicurare che in caso di infortunio sia possibile soccorrere l’infortunato mediante una barella e raggiungere agevolmente un punto di primo soccorso).
Come evidenziato dall’ultimo regolamento macchine, sta emergendo un trend verso la digitalizzazione delle informazioni. Il supporto cartaceo perde progressivamente rilevanza a favore di quello digitale. I manuali e le istruzioni d’uso dovranno essere accessibili online per almeno 10 anni. Inoltre, le informazioni dovranno essere facilmente accessibili. Molto probabilmente prenderanno piede supporti in grado di collegare direttamente il macchinario fisico alle sue istruzioni digitali. Soluzioni come QR code, FAQ o menu rapidi potranno guidare l’utente direttamente alla video-istruzione o all’informazione desiderata, evitando di dover sfogliare l’intero manuale. Si passerà così a una consultazione puntuale anziché lineare delle istruzioni.
Nonostante il nuovo regolamento entrerà in vigore tra oltre due anni, in F3Studio stiamo già analizzando questi aspetti per garantire che i manuali che forniremo siano conformi e per supportare i nostri clienti nel prepararsi adeguatamente al cambiamento normativo.